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成功关闭项目

事情发布了!开发人员已经分散,设计师已经分散了,你的发布清单上的所有项目都已经尽职尽责地检查过了。也许还有五彩纸屑从天花板上飘落下来。你的项目完成了!

或者是吗?

我们来谈谈项目结束。项目关闭阶段是项目生命周期的最后阶段,它正式结束了项目。当你在一个项目上经过长时间的努力工作并且它最终完成时,很难找到时间来真正地关闭它。

 

如果我们不能正确结束我们的项目,我们最终可能会超出预算,延迟交付,让我们的团队和客户烦恼。Ben与Patrice聊天,讨论如何更好地结束项目,并列出要做什么和不该做什么的清单。

但是,拥有一个关闭程序绝对符合您的利益,这样您就可以覆盖每个基础,并可以安全地将其存档在天空中的Great Closed Projects文件夹中。或者云,无论哪个。

为什么项目关闭很重要?

为什么正确关闭项目很重要?在项目启动后转移到下一件事情是如此诱人。在事实之后做更多工作的额外时间和精力似乎令人生畏,但正如PM正式关闭它真的符合你的最佳利益。您将获得更多经验,您将向您的团队(和您的老板)展示您的能力和专业,并且您可能会收集至少2件事情,通常更多,您可以带到您的下一个项目使它更成功。另外,我们是PM,我们喜欢有条不紊的事情。

如果你*没有*正确关闭项目,你可以设置你自己和你的公司在一些困难的情况下:客户在项目结束后抱怨项目没有完成,并在发布后意识到一些关键组件错过了,或者没有解决进入新项目的团队问题。作为PM,您知道任何这些问题都可能会破坏您开始工作的任何新项目,因此您自己,您的公司和您的团队也会受到青睐并按照这些步骤关闭您的项目。

关闭项目的9个步骤正确的方法

1.浏览每个计划/时间表

浏览每个计划/时间表,确保没有忘记。有时,当项目期间真正开启热量并且您只是想要到达终点线(或者即使您正在稳定地工作),您也可以意外地跳过过去的事情。即使对于最有组织的PM,也会发生这种情况。我们都犯错误

对于你在忙碌时跳过的东西,尝试以某种方式标记它们或使用提醒服务(如果必须的话,就像一个很好的老式日历邀请),以确保你不要完全忘记它结束。当我的客户端使用Outlook时,我使用电子邮件本身中的“提醒”功能。我听说如果你使用谷歌的收件箱(而不是普通的Gmail),你也可以在那里做到这一点。

如果你找到了错过的东西,不要惊慌。如果它很关键,它可能会出现在QA或UAT中。最好的做法是对您的团队和客户透明,并找到一种方法来编织项目。

2.搜索“停车场”项目的笔记/消息

如果不适合,无法容纳等等(在范围内,超出范围),请搜索您从此阶段推迟的任何内容的笔记/消息。对于你故意留出来处理“以后”的事情,找到一个适合你的解决方案,让那些商业行话的人称之为“停车场”,或者只是某个地方,你可以容纳东西,这样他们就不会被遗忘。我是一个视觉人,因此我使用的是直接视线中的白板。有些人会在他们选择的PM工具中创建一个Trello板或其他区域,以容纳这些物品。

对于每个项目,您需要确定它是在范围内还是在范围之外。在范围内,应仔细跟踪项目,以便在正确的时间到来时(或至少在发布之前的某个时间,或在客户已签署的启动后更新计划内)合并它们。超出范围的项目使得可爱在您关闭项目时向客户发送电子邮件,并将与您的业务开发团队进行积分,因为它们可以作为更新进行销售。

3.给你的团队写一个总结笔记

给你的团队写一份总结性的说明,让他们知道项目的启动是成功的。没有什么比谢谢你的电子邮件来帮助人们感到有成就感了。如果项目很小或工作简单并不重要 - 完成后,确保团队得到承认。我想提一下每个人所提供的具体内容,以使电子邮件不那么“存货”,并且感觉像我一样真诚。总结电子邮件还可以提及任何其他需要发生的事情(您可能忘记的任何事情,请参阅#1)。

4.与您的客户关闭项目

总结项目的客户端部分,以确保他们知道项目已经结束(因此,范围已经完成),并祝贺他们的新项目*。让他们知道任何遗留问题,他们可能需要的任何URL,链接或登录信息,以及他们在项目结束时应该期待的任何其他事项,例如最终发票。这封电子邮件确实可以帮助巩固与客户的合作伙伴关系,也可以用来启动维护项目,如果你有幸帮助销售一个。

(专业提示!如果你还没有这么做的话,结束电子邮件是维护,第2阶段或其他增强功能的最佳时间!)

5.每次计划项目回顾

是的,每一次。是的,即使它不复杂而且顺利进行。回顾并不仅仅是为了展示如何解决出错的问题,尽管这往往是关注焦点(特别是在艰难的项目中)。它还意味着展示正确的方法,以及如何将其复制到其他项目中。通过回顾,你总能得到关于项目的东西 - 即使它只是“我们认为这会发生并且我们是正确的。

有很多方法可以进行回顾,还有很多关于它的方法,但我会在这里提到我的方式:我是“匿名”调查的忠实粉丝。如果你在一个每个人都有自我意识的环境中工作,可以坐在一个房间里,用便利贴和啤酒来区分好坏,那么对你好 - 永远不要离开那份工作。如果你像我一样,你已经进入了几乎没有按下启动按钮的地方,而且人们都在吵着要说别人如何让自己的工作更加努力。(当然,在这两个极端范围内还有许多其他可能性。)

“匿名调查”(我在这里使用引用,因为虽然我喜欢至少让他们给我他们的名字,但我尊重机密性)是一个很好的方式来获得真正诚实的反馈,那些不善于对抗的人 - 即大多数人,特别是在发展中。我尽可能简单地提出问题,并鼓励参与,我想到答案,并将其作为多项选择,并附有写入选项。这比开放式问题好得多。如果我知道一些特定的东西不顺利,我会说出“什么不顺利?”并将一些我确定对该问题作出选择的事情作为选择,让用户选择不止一个并写入其他。一旦调查结果出来,我会使用这些,除了我自己在整个项目中所做的笔记,

不过,这里最重要的一点就是以您认为最适合您的方式进行回顾展。

6.向客户询问反馈

并非所有客户都对此持开放态度,并非所有公司都愿意让您提出要求,但如果您有良好的关系,并且知道它不会引起问题,请询问哪些方面进展顺利,哪些进展顺利。我没有像我在内部回顾中那样大量生产这种产品,但是从公司外部可以发现您可以找到有价值的信息。我通常只是在电子邮件中随便问一些问题 - 比如“嘿,有没有什么特别适合你的关于这个项目,好或坏,你可以告诉我什么?”它不是非常侵入性的,可以如果客户不倾向于向您提供其他信息,则很容易被忽略。

为了获得最大的影响力,请在最终确定内部回顾之前获得客户反馈,并与您的团队分享信息。内部反馈很好; 客户反馈是无可辩驳的。

7.考虑给你的队友一个个性化的确认

我主要与世界各地的人们远程合作。这意味着,除了颗粒状的视频通话外,我从未见过与我合作过的人。当我在办公室工作时,我肯定会为每个队友带来一些东西,他们总是很感激。所以,即使我很偏僻,在我们完成一个项目时,我仍会向队友发送一些东西。我住在费城以外的地方,我找到了一家出售小型自由钟的当地小饰品店,所以我在项目成功结束后将它们发送出去。像这样的简单事物(钟声超级便宜 - 但运输价格昂贵)在建立融洽关系和信任方面走了很长很长的路。考虑在项目结束后为您的团队做一些特别的事情,即使它只是带来他们喜欢的零食或在欢乐时光购买一轮。

8.确保您遵循公司或机构要求的任何项目关闭程序

在某些团队中,项目结束需要一些会计更新,或者可能需要在某些垂直行业中应用的文档要求。在您可能不想做的项目结束时,PM可能需要做许多事情。您应该已经对所需要的内容有了很好的了解,但如果您不确定对您的期望,请务必提出要求!

9.采取真正的深呼吸

深吸一口气,如果可以的话,可以休息一下,祝贺自己做得好,并为下次发布做好准备。这个建议不仅适用于复杂的项目,很明显你应该休息一下,但即使对于更多的普通项目也是如此。清除你的头脑,在项目句子的末尾加上一个心理“时期”,可能真的是一种宣泄。如果你可以到外面,这是理想的 - 仰望天空,获得一股清新的空气,让自己从你的回顾中经历最后一点点松散的结束,当你给他们一个小小的时候看看你团队的脸上的表情品牌颜色的蛋糕,呼出。重置为下一个大的总结。如果没人看的话,给自己一个高五(因为这看起来非常尴尬)。

祝贺你自己。你做了一个很棒的工作!

结论

正确地结束项目对于参与项目的每个人来说都是令人印象深刻的,它将使您成为更好的PM。前几次你完成所有步骤,它可能是令人生畏的,但它将成为第二天性。

一个重要的说明:  如果您必须将所有时间都计入项目,那么在项目开始时有必要在最后考虑这些步骤。如果你没有这种总结的预算,那么如果每个客户的开销都有一个计费桶,那么你总是会有所帮助,所以你仍然可以证明你正在为他们工作而不给项目预算增加工时。如果您无法选择开销或管理员或任何其他非计费存储桶,请尝试确保在项目开始时内置时间以涵盖项目关闭。如果您到达项目的最后阶段并且无法计算完成所有关闭步骤所需的时间,请尽力优先考虑对您,团队和公司最有帮助的事项。在某些情况下,如果没有回顾展的预算,为了验证现有流程,我向管理层提出内部审查的必要性,这通常让我有足够的时间做一个简短的复制并直接向管理团队提出调查结果。而且,当然,外出和自己庆祝并不需要花钱。

现在,走出去,关闭一些项目!

项目结束清单

这是一个方便的清单,可以帮助提醒您需要考虑的所有项目关闭步骤。我有一些类似于我的软木板固定的东西,我不断参考,基于许多很多用途的潦草的笔记。随意使用它并添加自己的物品!

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