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在没有微观管理的情况下满足期限

关于项目经理角色最具决定性的事情之一就是你经常要成为“坏人”,但它仍然没有乐趣!由于通常我们有责任确保您的团队满足最后期限,并按照预期的方式实现目标,加上预算,PM经常监控其他团队成员的工作流程,并且会不时地介入并当然纠正或施加一些压力,以确保满足项目的所有需求。

确保遵守截止日期是PM面临的最大挑战之一,主要是因为即使你可以通过一百种方式支持你的团队,你也不能为他们做某人的工作,你可能不会我有时间整天坐着看人们,确保他们按时完成工作。那么,你如何让你的团队和你自己成功,避免进入“坏警察”模式或微观管理人员以满足他们的最后期限?您可以执行以下操作:

1.从开始设置清除期望

在项目开始时,您应该有多个机会,以便在工作完成时与您的团队进行清晰的沟通。截止日期应该是启动会议和项目入职时提到的第一件事,您的工作声明,项目计划或团队可以访问的任何文档都应明确说明任何相关的截止日期。在开球时,我想向团队发布一份简报,概述关键目标和里程碑,并附上截止日期 - 我将始终确保不会混淆谁负责哪些项目。

在启动会议期间,我也要求并确保没有混淆。简单地通过询问“每个人都知道他们正在做什么以及何时到期?”来简单地关闭您的会议/会议,从来没有伤害过!希望你也与你的团队建立了一种关系,他们知道他们总是可以说出来或者问你是否有什么不清楚。

 

2.成为团队合作者

谈到人际关系,我之前已经说过了,我会再说一遍:项目管理的大部分内容都是关于信任,诚实,并确保你的项目团队在遇到问题之前很乐意找到问题。建立这些关系的最佳方式是加入团队,而不是将自己定位为掌握最后期限的霸主。简单地将你的角色定位为支持而不是惩罚,可以有很长的路要走。

确保每天通过文字和行动与您的团队沟通,以帮助他们取得成功,而不是观察他们挣扎和失败。当人们感到有责任为整个团队的成功做出贡献时,他们也会有动力去满足最后期限,而不仅仅是为了避免被PM责骂而完成工作。

 

3.检查它

我之前写过关于你的项目和你的员工办理登机手续的重要性 - 无论是每日,每周还是每月。这些签到在项目进度方面非常重要,并确保您的目标是满足您的最后期限。每天或每周与您的团队进行一次简单的办理登机手续,以确保他们不会落后。办理登机手续的好处还有两个方面:这让团队成员有机会提出他们对时间安排的任何担忧,(如果你建立了正确的关系,他们会诚实地对待你),而且作为PM,您可以清楚地了解您所处的位置,以及是否有任何工作担忧可能无法按时准备好。这可以是非正式的,甚至可以通过IM或快速的面对面对话完成。

 

4.显示大图

通常,当项目滞后或者错过最后期限时,我回过头来意识到一个因素是团队或个人没有完全掌握最后期限对机构或客户的重要性或价值。再次,从启动开始,确保您的团队知道项目的每个部分如何组合在一起,以实现最终结果,产品或目标,并强调每个里程碑对您整体成功的重要性。有时,当您处理一百万件事情时,可以轻松地强调一张票的重要性。如果一个人了解他们的贡献如何影响整体,他们往往更有可能按时交付。这是你可以添加到你的启动协议中的另一个项目 - 强化每个小任务都很重要的想法,如果没有每个玩家的全部支持,目标就无法实现。

 

5.确保信息始终可用

众所周知,有许多不同类型的软件和项目管理系统一样,因为有项目经理 - 但他们应该共同的一件事是让您的团队在需要时轻松访问信息。这包括完成工作和按时完成工作的任务,截止日期和任何其他相关细节。除了在启动时分发项目计划或简报时,请确保您已将信息记录在人们可以轻松找到的地方。这是你的保险政策,反对“我不知道什么时候到期!”或“我不知道我有多久。”就个人而言,我喜欢为每个团队成员创建待办事项清单使用Trello简单地概述任务和截止日期。通过这种方式,我知道每个人都可以访问他们的列表,无论他们身在何处。

 

6.保持健康的工作量

有时,事情变得疯狂。这是基于项目的工作不可避免的现实,嘿,它让生活变得有趣,对吧?尽管在这里和那里会有一些繁忙的周,甚至可能有一些加班,但作为项目经理,您有责任确保您的团队的工作量是可管理的,并且他们能够满足任何截止日期是切合实际的。疲惫不堪,工作过度的员工更容易失去对工作的兴趣和热情,犯错误或忘记事情。

虽然没有人可以保证一直顺利航行,但是尝试使用每周/每月的计划会议来确保每个人的工作量都是可管理的,并且在太晚之前尝试预测交通拥堵和超载。如果你注意你的团队,并确保他们有足够的时间和资源来完成他们的工作,那肯定会减少你必须花费微观管理人员的时间,或者更糟糕的是,在最后期限之前向客户道歉。

 

如果您已阅读我以前的任何文章,您现在知道我在项目管理方面一直在重申关系,诚实和信任的重要性。有时候,特别是在数字代理商和商店中,很容易忘记项目管理并不完全是关于电子表格和预测工具。事实上,我相信在这项工作中表现出色的大部分技能都不是技术性的,而是天生的。当谈到支持你的团队按时完成工作时,这比以往任何时候都更加真实。希望通过这些提示,您可以节省一些时间,而不必追逐他们的工作。

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