织蝶云 织蝶云 织蝶云

项目启动前项目经理必须提出的10个问题

作为项目经理,如果有一件事我们都肯定知道,那就是没有什么是确定的。管理变更和意外变量随着领域而来 - 但也许您将面临的一个最大的挑战是项目经理被投入到已经在进行的项目中。也许你刚刚开始一份新工作而且你正在进行一个正在进行的项目,或者另一个PM突然离开,你正在取代他们的位置。

下面,我概述了每个项目经理在投入新项目时必须提出的10个项目管理问题。此列表只是一个起点,它不能替代正式的PM培训。但是,这些基本问题可以指导您在时间紧迫的情况下顺利航行!当然,这些问题可以根据任何独特的项目或客户进行定制,并且可以在会议上,通过电子邮件或通过电话亲自询问。

 

无论您如何操作,都要记录答案,以便以后可以回复它们,或者在必要时与团队/利益相关者分享。

10项目管理在项目启动前要问的问题

1.我们实际交付的是什么?

一个项目可能有一个总体可交付成果:一个网站,一个项目,一个活动,一个品牌设计。但是大多数项目都是由几个或多个阶段或项目组成,这些阶段或项目要按特定顺序完成。您的所有文档(包括工作范围/工作说明书,合同和项目计划)都应包含您的团队预期提供的每个项目的简单列表。例如,如果您要构建网站,则列表可能包括:

  • 开始
  • 内容策略
  • 线框
  • 设计第1轮
  • 设计第2轮
  • 设计第3轮
  • 发展
  • 内容输入
  • 测试
  • 发射
  • 支持

即使项目是“网站”,项目经理也有责任掌握每个可交付成果和移动部件,以确保按顺序,按时完成规范。请您的经理,团队或客户确认您有完整的可交付成果列表,并且没有遗漏任何内容。还要确保找出已完成的内容,正在进行的内容以及即将发生的内容。

 

2.我们没有提供什么?

同样重要的是项目的一部分是知道的,显然是什么不是。这是避免范围蔓延,混乱和额外工作的最简单方法之一。例如,在#1的简单网站中,您的公司正在提供内容策略,但这是否意味着您还要编写所有副本并提供照片,视频或插图/视觉效果?确保您询问您的利益相关者他们是否会提供这些类型的项目,或者他们是否想要将他们添加到范围内。

当然也有中间立场,也许您可​​以推荐其他公司或合作伙伴公司提供一些额外的服务。无论哪种方式,早期确定谁将负责项目的所有元素是非常重要的,因此在发布前2周,您没有时间与客户解释您认为他们提供副本并且他们认为您是提供副本。如果项目的前任PM已经与客户进行了讨论,那么再次询问可能是一个很好的机会来检查客户是否改变了主意,或者这是否是一个销售更多服务的机会。

 

3.有截止日期吗?

大多数项目都有截止日期,不管你信不信,这是件好事。拥有足够的时间来完成项目可以帮助您的团队保持专注,希望确保客户保持专注,并帮助您计算时间和预算分配。当您登陆新项目时,请向利益相关者询问他们的截止日期。由于产品发布,事件或预算限制,可能会有一个确定的截止日期。(我称之为“昙花一现”。)有时你会发现最后期限可能会更加流畅,即“我们希望在今年夏天的某个时候完成这项工作。”无论哪种方式,作为PM,你应该确定何时真正的截止日期是早期的,以便您可以从那里向后计划。这也是检查你的时间线进度的好时机 - 直到你到达现场,你的团队是否有望在截止日期前完成?如果是这样,太好了!如果没有,那么这是你的机会来评估什么是错的,并着手修复它以回到正轨。

 

4.什么是成功的基准?

这是在任何项目开始时要问的最重要的项目管理问题之一。一个目标可能看起来很简单,例如:构建并启动一个新网站。但不要害怕深入挖掘。向您的客户和利益相关者询问他们真正想通过这项工作实现的目标。他们想要获得更多品牌知名度吗?确保成功推出产品或计划?获得更多用户?增加收入?让您的客户与您一起了解他们为什么要开始这个项目,并将这个目标放在讨论的最前沿。了解成功的真实面貌可以帮助您的团队保持专注,并在项目的整个生命周期内做出重要决策。

在项目生命中途进入项目也意味着现在是时候向利益相关者询问他们的愿景/目标自开球以来是否发生了变化,以及如何最有效地帮助他们实现所有目标。

 

5.谁是客户......真的吗?

如果你在一家代理公司工作,我相信这件事发生在你身上。我知道这发生在我身上的次数超过了我的数量!当你赢得一个项目时,你正在与一个或几个人打交道,但是一旦工作正在进行中,其他人突然开始从木工中走出来提供反馈并做出决定。我不会责怪客户把很多厨师带进厨房 - 这可能是一个政治问题,或者也许最初的合作者希望得到第二(或第三,或第四,或第五)的工作意见所以他们不必对最终产品的成功负全部责任。毕竟,我们必须记住,在许多情况下,您的客户正在投入大量时间并信任您的团队,并且有权参与某些工作。不管是什么原因,我个人认为,你可以通过一开始就提出这样一个有时令人沮丧的“倍增客户”现象:“谁的意见很重要?是否有其他利益相关者会被引入以提供反馈?“这样,您不仅可以为疯狂做好准备,如果发生,但您也可以在必要时温和地提醒您的主要客户,她同意你只会从2-3人那里得到笔记,现在有10个人投入他们的2美分,你可能会面临范围蔓延。

 

6.谁是联络点?

如果您已经与一个看似专注的项目团队合作,这个问题似乎是多余的,但确定谁是项目中的主要,紧急情况,最终决策制定点是非常重要的。还有一个奖金项目管理问题:找出他们喜欢的沟通方式。电子邮件?办公室电话?手机?如果事情与项目有关,那么你最不想担心的是你应该联系谁以及他们是否甚至会阅读你的电子邮件。

 

7.谁在做这项工作?

此列表中的大多数项目管理问题都是您要问您的客户/利益相关者的问题,但这个问题非常重要,而且完全取决于您的内部团队。也许你正在加入一个你已经了解设计师,开发者等的项目,或者你刚刚开始在一个你不了解灵魂的新公司!无论哪种方式,只要您在项目中配备人员,请确保您在工作中拥有合适的人员。每个人是否都具备按时和按预算完成工作所需的技能?团队中是否有人需要额外的培训或支持?你是否已经填补了所有需要的角色,并且如果你需要在甲板上需要额外的牌,还是研究过承包商/自由职业者

 

8.谁是工作的受众?

通常,在项目管理中,我们认为每个项目都有两组利益相关者 - 客户或要求完成工作的人员,团队或执行工作的人员。但通常会有第三个,有时是沉默的利益相关者群体 - 观众/消费者/接受者/用户在完成工作后将与之互动,购买或查看工作。您的工作受众非常重要。一些项目将允许进行调查或研究,以便在项目工作的另一端了解有关消费者的更多信息,但如果没有,您仍然可以向客户,您的团队和您自己提出这样的问题:我们是谁建立了这个为了什么,对他们来说重要的是什么?这些项目管理问题的答案无疑将帮助您专注于您真正想要实现的目标。

 

9.这个过去了吗?

即使是我们行业中最具创新性,独特性和卓越性的工作,也常常建立在以前所做过的事情上,或者从中获得一些灵 当您被分配到新项目时,看到空间或类似组织已经完成了其他工作,这一点毫无羞耻!向您的利益相关者(客户和内部团队)询问,在您的团队获得灵感/从中学习之前已经完成的其他项目是让每个人对即将开展的工作感到兴奋,获得一些新想法并了解你的竞争对手 我很乐意让客户向我展示激励他们的产品/项目示例,以便我的团队知道目标是什么,并有望超越期望。

 

10.可能会遇到什么?

信不信由你,我想这可能是我开始一个新项目时最喜欢的问题。研究团队开始这项工作可能会遇到的所有潜在问题可能看起来有点混乱,但我认为,共同负责任地确定成功的潜在障碍不仅仅是谦虚的行为 - 承认某些东西受到约束在某些时候出错 - 但它绝对可以帮助你为那个时刻的到来做好准备。希望您已经为常见的陷阱 - 人员配备,时间表,预算,技术规格等投保了,但是还有什么可能会阻碍计划中发生的一切?与您的团队挤在一起,向您的利益相关者询问他们预见的成功障碍 - 或者已经出现了什么障碍 - 然后确保每个人,作为PM

让协作、管理简单有效

专注企业应用的研发与服务,提供专业解决方案和技术开发