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通过风险管理计划让老板信心满满

最好的项目经理对他们的直线经理和项目发起人充满信心。项目背后的高管相信他们说他们需要额外的资金,更多的资源或帮助解决问题时,会相信他们。

在有风险的情况下工作时,需要正确的工具包。就像一个带着绳索和冰爪背包的徒步旅行者一样,您也需要工具来应对项目风险。

您可以通过风险管理计划来增强经理对项目的信心。一个简单的五步过程可以极大地改变老板对您(和您)的看法。 

什么是项目管理中的风险管理?

项目管理中的风险管理是识别,评估和响应项目风险的过程。

项目风险是可能影响项目的因素(正面或负面的影响,但是通常人们将风险解释为会对项目产生负面影响的事件)。

无论您的项目规模大小,都将面临与之相关的风险。这些风险可能是任何事情,从学校游行的风雨骤降到价格上涨的风险,到新电路板的关键组件。

如果未正确管理项目风险,将使成功交付项目更加困难。未经检查的风险会增加您的日程安排时间,增加您的时间安排,并增加预算成本。经理们对这种事情感到紧张。使用风险管理计划可以避免所有这些情况。

风险管理计划

风险管理计划是增加您自己对项目团队交付能力的信心的一种好方法,并且溢出来也可以提高经理的信心。您希望他们相信自己可以做到,并且希望他们知道哪些因素可能会阻止您成功交付项目。风险管理计划是实现此目标的理想工具。

你猜怎么着?入门非常容易。

项目风险管理是一个简单的五步过程。我们不要使其变得比需要的复杂。您可以立即开始进行此操作,准备在下一次会议上进行讨论,并在有人键入会议记录时完成。

五步风险管理流程

与项目管理的许多部分一样,风险管理是一个过程。五个步骤是:

  1. 发起
  2. 识别
  3. 评估
  4. 计划回应
  5. 实行

如果这些术语现在对您没有太大意义,请坚持使用–我将对所有内容进行解释。

步骤1:启动

首先,您要在项目管理环境中设置风险管理的环境。

这里可能没有很多工作要做,因为您公司中的某人已经准备了公司风险政策,而您所要做的就是跟踪它。这将说明公司的风险管理方法,甚至可能要求您使用所需的模板。模板总是可以为您节省工作,因此也请当心!

即使您没有公司风险政策,与您一起管理项目的其他人也可能拥有可以复制的项目风险管理计划。为什么要重新发明轮子?如果您想节省时间并完成更多工作,则必须重用文档。

使用发现的信息为您的项目制定风险管理计划。这是您总体项目管理计划的一部分,并讨论了如何处理项目风险。

如果您不知道要放什么,请继续阅读!后续步骤将使您更好地了解风险管理计划中要讨论的内容。

这通过以下方式提高了信心:向您的经理表明您有办法应对项目中的不确定性,并且您将积极管理风险。

步骤2:找出

概述了方法之后,就可以开始使用它了。

现在,您确定将影响您的项目的风险。这只是时间上的快照,您希望一次又一次地冒险注册风险,以确保也有新内容出现。

您可以通过使用常见风险清单,与项目利益相关者进行访谈(尤其是困难的利益相关者,因为他们通常对可能出问题的地方有很多话),集思广益会议以及使用常识来识别风险。

您正在寻找可能会引起问题的事情,如果它们曾经发生过。(请记住,尚未发生风险。项目问题是已经发生的事情。)

无论您打算做什么,都应该让其他人参与。独自一人,您将不会了解全部情况,最终会丢失一些东西。

任何人都可以并且应该识别风险。作为项目经理,您的工作是鼓励同事与您一起提高风险,以便作为一个团队,您可以为他们做一些事情。

确定的所有风险都应记录在风险登记册中。如果团队中有项目协调员或项目支持人员,则他们可以执行此操作。否则,它是您要做的管理任务的一部分。

这通过以下方式提高了信心:证明您已意识到可能会影响项目的主要风险,并且您已具备适当的方法来不断了解新风险。

步骤3:评估

然后评估风险的可能性和影响。在评估风险时,请考虑发生这种风险的可能性,处理的成本以及可能增加项目时间线的时间。

作为进一步的措施,您还可以评估接近程度,这意味着可能在多长时间内发生风险。高度接近的风险可能很快就会发生。在不久的将来,可能会发生接近度较低的风险。在处理风险时,这可以给您另一个优先考虑时间和精力的因素。

这通过以下方式提高了信心:确保您的经理,团队中的每个人都清楚地知道,如果其中的任何一种风险真正实现,将会发生什么。

步骤4:计划回应

现在我们来谈谈您的风险管理计划中最重要的部分。在此步骤中,您将确定如何通过适当的响应来管理风险。

之所以这样做,是因为到目前为止,您所拥有的只是一份清单,该清单列出了将来可能使您的项目偏离正常轨道的事情以及这将有多大的麻烦。您的经理接下来想知道的是:您将如何处理?

通常,您可以执行四件事来解决和管理项目风险。他们是:

  • 避免:采取措施防止这种结果发生。
  • 转移:将责任转移到另一方,例如通过保险单。
  • 缓解:如果确实发生问题,请采取措施减少问题的影响。
  • 接受:了解可能会发生危险的结果,并且在您的团队的同意下,不会采取任何措施来阻止这种结果。

您的某些风险可能会带来积极的结果。例如,存在销售大量新产品而使电话线崩溃的风险。那将是一个很好的问题,但仍然是您应该计划的风险。

您可以通过多种方式为正风险做准备,包括:

  • 漏洞利用:尽最大努力确保这种结果发生,以便您获得回报。
  • 分享:与其他同事或公司合作,更有可能带来正风险。
  • 增强:影响可能有助于取得积极成果的因素,并尝试获得更多收益。
  • 接受:确认存在正风险的可能性,什么也不做。

您需要确定哪种响应策略最适合您注册时遇到的每种风险。例如,您可能会认为工厂屋顶倒塌的风险是您将要接受的,因为它不太可能发生。但是,食物中毒会使您的劳动力减少一半的风险是您要通过对所有餐饮员工进行再培训来减轻的。如果它以前曾经发生过并且实际上很有可能,除非您对此有所行动,否则您将希望减轻风险。

一旦确定并同意了响应,便可以任命风险所有者来执行风险管理行动计划。换句话说,您需要有人负责查看您在计划中达成的任务。

这可以通过以下方式来增强信心:向您的经理表明您已经考虑过应对可能导致项目问题的事情的方法,并且正在制定计划以减少项目的不确定性和风险。

步骤5:实施

现在,您的风险管理计划应包括由谁负责为每种风险进行风险缓解活动。他们现在应该完成这些任务,以便您积极管理未解决的风险。

这可以通过以下方式增强信心:证明您和您的项目团队可以按照您的意愿进行操作。通过报告您所取得的成就和已减轻的风险,它向您的管理团队表明,您认真对待交付和采取必要的措施以使您的项目免受问题的影响。

一旦风险过去了(如果因为已经发生或不再可能而不再相关),则可以从风险登记簿中将其关闭。

制定该项目风险管理计划可以使您与其他经理区分开。您自己的老板将有证据表明您可以从战略上和创造性上思考可能导致您的项目陷入困境的原因,并且-最重要的是-为此做一些事情。您将成为主动解决问题,清除障碍并为任何事情做好准备的人!

被视为擅长管理项目风险是确保被管理层视为安全之手的必经之路。您无需大量经验或证书即可成功地开始管理项目风险(尽管确实存在风险管理方面的正式资格)。这个简单的五步过程将很快意味着项目风险管理已嵌入到您的项目计划中。

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