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2019年7种基本项目管理技能

如果您从今年开始并致力于提高项目管理技能,以成为一名更好的项目经理,那么成功的条件是什么项目管理技能?我们之前写过关于“ 什么才是出色的数字项目经理?在这里,我们谈到了“能力”的需要-经验和技能的融合,但是在本文中,我们将更具体地探讨项目管理技能的示例,您可以开发这些示例来成功地领导团队和项目,并成为一个更出色的项目经理。

我们的项目经理经常表现不佳。提到您是项目经理,人们经常会对我们的工作发表无启发的想法;“哦,您是在项目上领导其他所有人的人之一。”的确如此,任何曾经管理过项目的人都知道,项目管理远不止是向团队下达命令的锡锅独裁者。然后回到办公桌前喝杯茶和一块蛋糕。

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实际上,擅长 告诉他人该做什么或进行管理甚至不在我们项目经理的技能清单中。但是,领导其他人,则是另一回事了,这是任何项目经理成功的核心,我们将很快解决。

作为项目经理,我们负责通过将知识,技能,工具和技术应用于项目活动来管理工作,以满足项目要求。 项目管理的PMI定义简洁地传达了这样一种观念,即我们作为项目经理的工作要求我们拥有各种能力,其中之一就是技能。是的,我们必须知识渊博;是的,我们必须拥有正确的工具;但至关重要的是,我们必须知道如何将正确的技术应用于我们的项目。

知道项目管理理论–但是没有应用我们所知道的知识的技能是没有用的。同样,拥有正确的工具和技术-但没有熟练使用它们的技能是毫无意义的。因此,要成为真正的优秀项目经理,我们需要磨练我们的  项目管理技能  ,使理论,经验和正确应用的知识融为一体,成为一个幸福的家庭!

掌握7种项目管理技能
我们已将项目管理技能列表缩减到仅七个领域,我们认为要成为一名有效的项目经理,这很重要-领导,沟通,时间管理,风险管理,计划,谈判和主题专业知识。让我们探索以下每个项目管理技能领域:

领导
如果我们从多年的领导项目中学到了什么,那就是出色的领导才能是成为优秀项目经理的一项基本技能。我们的领导角色意味着我们领导和管理团队;设定愿景,激励团队,服务于他们,指导他们并启发他人。

作为项目经理,我们从战略和运营的角度进行领导–我们传达愿景并获得团队(和组织)的支持,我们解决冲突,设定目标并评估绩效,并确保团队成员拥有工具,金钱,他们需要完成工作的空间等。

但是,成为领导者并不仅仅是为我们的团队营造良好的氛围-我们必须执行流程,并使团队中的每个人也保持一致。尽管获得所有人的认可很重要,但我们知道,我们对团队下一步的工作拥有最终的决定权,并对项目是否成功负最终责任。就像简·卡拉汉(Jane Callahan)所告诫的那样:“即使整个团队都保持最新状态,也要记住,项目经理仍然在您的领导之下。这意味着尽一切努力完成项目,即使它超出了您的职责范围。”

每个项目都需要一位领导者来支持流程,团队和客户。他们是球队的第一名啦啦队长和首席鼓励者,但同时,当他们丢球时,也不要害怕召唤球队。他们使项目和团队保持平衡。良好地领导他们意味着通过对您作为项目经理的责任来为他们服务,从而使您的团队今天的生活变得更好。成为为他们移动山脉的人。成为润滑车轮的人。成为消除所有障碍的人。

掌握领导力的关键项目管理领导力技巧是确保您在领导,而不仅仅是管理。这意味着为成功提供愿景和路线图,并为您的团队提供服务并赋予他们力量以实现目标。

 

通讯
进行良好沟通的能力是项目管理的一项基本技能,即理解和理解。良好的沟通是任何关系的关键,因此项目经理的沟通效率不仅会影响项目团队,还会影响客户和利益相关者。

“我希望我的项目经理不再给我这么多项目更新。” –说没有客户。与客户的接触点越多,这种关系就越牢固,项目成功的可能性就越大。良好的沟通可以使您不断地调整方向,如果您经常进行,则可以确保成功,因为您永远不会偏离项目成功的地步。

前面我们已经讨论了“保持沟通”的重要性;除非您要与之交流的人了解您要告诉他们的内容,否则交流是无效的。频繁和有效的沟通将确保每个人都在同一页面上,并有助于避免在未来出现不舒服的对话。

对于我们的客户而言,沟通和人际关系技巧对于成功地管理项目涉众至关重要,因此人们可以知道发生了什么,并且不会感到惊讶。这意味着我们需要非常认真地承担起传达愿景,想法,目标和问题的责任,并提供清晰的状态报告和项目演示文稿。

从客户的角度来看,以书面形式传达项目细节和定期状态报告绝对是必不可少的,因为这将有助于加强信息并建立融洽的关系。我们还发现与我们的团队进行的状态会议和报告非常宝贵,因为它有助于我们跟踪后续步骤,行动项目,项目风险,预算和流程。

对于我们的团队而言,沟通至关重要。我们之前曾写过“ 为什么我们的团队会吸纳被告知的事情(以及如何去做) ” –在那篇文章中,我们建议人们不要做我们想要他们做的事情,因为我们没有一直在明确了什么,他们需要做的,为什么他们需要做的是,如何他们需要做它,  当他们需要做。清晰的沟通和适当的通报从根本上来说就是被理解。这是对话,而不是单向的乱码信息。

 

规划技巧
项目调度是一项核心的项目管理技能,但是令人惊讶的是,许多经理并没有对此给予太多关注,Project Management Perspectives的 Elizabeth Harrin说。但是,实际上,没有计划的项目经理是什么?我们以正确的顺序组织任务,在正确的时间达到正确结果的能力是我们担任项目经理的主要职责,不是吗?作为项目经理,至关重要的是,我们要排定计划中应有的认真关注,并与之一起,在项目进行过程中监视进度并进行调整以确保一切都按计划进行。

正确的计划意味着从元到微观的一切。我们需要制定大规模的明显计划,以便   制定出色的会议计划,工作说明,估计,时间表,  资源计划和简介,以平凡的方式进行–规划您的一天,与谁首先交谈,以及如何花时间使状态文件保持最新状态。计划就是寻找方法来尽可能高效地完成您需要做的所有事情。

您能够有效计划的程度将直接影响项目的成功能力。无论您在执行方面有多出色,如果不能正确地计划一个项目,该项目都不会成功。

掌握的项目管理计划技能正在计划您始终领先十步,并且始终知道“下一步是什么”的程度。这不仅意味着成功,也意味着灾难。作为一个熟练的项目经理,您总是有个计划。

时间管理
作为项目经理,我们工作的很大一部分是确定和交流其他人如何度过自己的时间。但是,同样重要的是要意识到我们如何管理自己的时间。史蒂文·科维(Steven Covey)所说的  “最好的敌人就是好” ,这在项目经理对时间(他们及其团队)的时间管理上确实适用。 您可能要做一百万件好事,但是一位优秀的项目经理意识到,只有几件事情属于“最佳”一类,而这几件事情每天都需要首先解决。知道何时说“不”是至关重要的项目管理技能。

问题在于,重要任务通常会被紧急任务压倒。如果需要,请对当前任务进行80/20分析。因此,如果您一天中的时间有限,那么如何确保为重要任务留出时间,  以免您完全没有压力呢?

关键在于确定紧急与重要之间的区别以及艾森豪威尔著名的优先排序矩阵映射。正如艾森豪威尔(Eisenhowever)所指出的那样:“ 重要的事很少紧迫,紧急的事也不重要。”

会议是时间上最大的窃贼。在过去的会议(毫无理由地)将分配的时间浪费给完全不必要的会议之间,多年来我们学会了通过运用批判性思维技能来节省宝贵的时间,这些技能可以帮助我们权衡重要和不重要,因此已经开发出了能力知道什么时候不开会,或者只是简单地拔掉会议上的插头。这是时间管理的宝贵方面,也是每位优秀项目经理必须开发的项目管理关键技能。一个很好的策略在管理会议时间上非常有效,可以始终保持议程并坚持下去。

成功的项目经理还尊重队友的时间,因此能够朗读会议室内人员的肢体语言对于确保您保持前进状态也至关重要。最后,寻找机会来委派职责,执行多任务或根据需要重新安排时间表。

要掌握的项目管理时间管理技能是正确的事情。如果您可以确保自己不会在项目中陷入困境,并且可以坚持将大部分时间都集中在每个人都会获胜的重要事情上。

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风险管理
当项目不按计划进行时,项目经理总是一个容易的目标。无论哪种情况,每个人都想知道项目经理是否可以预见并在风险成为问题之前就将其防范。

项目发起人讨厌意外,良好的风险管理是避免意外的一种方法,尤其是讨厌的情况。风险通常不是紧迫的,这意味着许多项目经理没有认真考虑风险。您可以通过控制风险并尽可能地主动减轻风险来保持项目的领先地位。

有效的风险管理技能是真正的经验–它知道可能出什么问题。还要谦虚地问你的团队。显然,您首先需要识别风险,并且越早进行识别,避免风险发生的机会就越大。

但是,它并没有到此结束。风险识别后必须附有风险计划,以应对这些风险。这涉及分配概率,成本,所有者,并使用适合风险和客户对出现问题的胃口的缓解策略。这些行动计划需要纳入您的主要计划中并进行跟踪。

有效地管理该风险具有巨大的好处。您的客户将变得更加幸福,因为您能够改善为客户提供的服务,并能够更有效地利用客户的资源,从而为他们提供更高的性价比。但是,这还不仅仅涉及它们-您会获得更多的好处,那就是发现自己花费更少的时间去玩弄热土豆,不必要地扑救不受欢迎的意外惊喜。

掌握项目管理风险管​​理技能的能力是能够在风险成为问题之前就对其进行识别,并提出有效的缓解计划,从而使风险不再成为问题。

谈判技巧
项目管理有点像政治。它通常会聚集一群不同的人,他们通常具有相互竞争的利益,而我们的工作是将这些不同的利益放在同一个页面上,以便我们可以实现项目目标。换句话说,好的项目经理必须是出色的谈判者。

一名项目经理塞萨尔·阿贝德(Cesar Abeid)说:“就资源,预算,时间表,范围变更以及不可避免的其他各种折衷进行谈判”,“知道如何进行良好谈判以使各方满意是一个成功的项目经理的关键技能。”

作为项目经理,我们每天都能与几乎每个人进行谈判。无论我们是从项目经理的伙伴那里寻求资源,还是从高层管理人员那里寻求支持,还是与第三方供应商或客户进行谈判,我们总是需要尝试不同的利益。成功谈判的关键是在不烧任何桥梁的情况下“取胜”。毕竟,与销售谈判不同,如果条款不正确,我们通常没有足够的幸运就无法达成交易。我们必须找到一个中间立场。

我们的谈判技巧要求我们花费时间来了解关系和利益相关者的利益,以便我们可以清楚地确定推动我们的项目前进所需的条件。未能做到这一点使我们处于忽视关键关系的危险中,不幸的是,这将导致失败。

如果处理不当,有关预算,资源分配和时间安排的讨论可能会变得不利而适得其反。成功的项目经理知道如何在可能的情况下找到折衷方案,以及如何在不损害工作场所关系的前提下保持坚定立场。

掌握的关键项目管理谈判技巧是找到中间立场–达成妥协,让每个重要的人都觉得自己赢了!

学科专长
即使您认为自己拥有其他项目管理技能,但由于数字世界发展得如此之快,主题专业知识始终是一个增长领域。总会有一些新东西要学习。一个好的项目经理需要了解足够的知识,以便首先提出一个计划,然后正确执行和管理该计划,并带领团队取得成功。

有效的项目经理需要知道他们的团队执行的工作“足够危险”。您需要了解团队使用的平台和系统,以及它们的可能性和局限性,以便您可以与客户,团队,利益相关者和供应商进行明智且明智的对话。

即使您的工作实际上不是技术性的,您也必须对交付过程有扎实的知识,并且要了解这样做的方式和原因。从技术上知道什么是可行的,什么是不可行的,甚至更重要的是,知道一个项目类型可能涉及多少工作是无价的。

这意味着您可以非常快速地估算项目的时间长度和成本。当您管理开发人员时,这也非常有用–提出问题的解决方法或确定是否已按计划进行了足够的进度。它在面对客户的情况下也非常有用,因为它使您有信心解释项目的实际位置,而不必对项目处于“开发中”状态给出模糊的答案。

关键是获得可靠的知识是投入的时间学习。学习很重要。它不仅可以使我们更好地掌握我们领导的项目,还可以帮助我们更好地了解我们的团队,客户和利益相关者以及组织内的职能领导者并与之互动。结果是每次都能成功交付项目。

不仅在项目管理和项目管理工具包方面,而且在整个项目生命周期中,都应尝试开发主题专业知识。这意味着了解事物在策略,服务设计,产品设计,创意概念,用户体验,设计,内容开发,前端开发,后端开发,QA,托管,内容交付网络,SEO,分析,CMS,社交媒体中的工作方式或媒体(甚至是横幅广告)。这仅仅是开始。点头实在太多了!

在数字领域,掌握的关键项目管理主题专业知识技能几乎不胜枚举。如果您可以成为从Apache Solr和算法到微博和网络托管的一切领域的指定专家(没有,我想不出以z开头的任何事物!),不仅您的团队和代理机构会爱您,您的客户也会如此。

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结论
制定切合实际的项目计划,预算,估算时间和工作量等,都是好的项目经理必须做的所有事情。但是,要使您的工作井井有条,让团队了解情况并保持快乐对您的成功至关重要,而这些技能正是实现这些目标所需要的。我们希望您将这些技能整合到您的工作中(如果您还没有这样做的话),如果可以,请继续努力。他们是很好的技能,可以帮助您成为最好的项目经理。那么,您的项目管理技能如何?测试自己,看看您可能需要从事哪些领域。

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