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协同办公自动化的五大好处,中小企业信息化迫在眉睫

现在大多数公司虽然已经使用电脑办公,但仍然停留在较低水平,各种工作审批、工作流转办理仍然采用纸制方式,没有充分发挥网络的优势,没有统一的信息交流平台和协同工作平台,信息传递速度慢、不统一,效率低下。 

目前的办公方式存在的问题主要表现为: 


1、单位内部文件流转仍然采用传统纸质方式,传递缓慢,效率低下; 
2、领导经常出差在外,文件流转、工作审批困难,文件待批造成管理效率低下,管理行为滞后;领导出差回来,众多手持待批文件人员在门口排队等候。因为时间紧,许多事项来不及仔细研究,草草批复;领导签批的文件,事后查阅困难; 
3、无法跟踪进展情况; 
4、办公流程不透明,职员和部门主管的职责不够明确,例如有的职员拿到文件不知道该给谁签字或审批,很多事项不能按规则办理; 
5、纸张消耗大,如各种打印,传真纸的大量消耗,办公开支大,管理费用高; 

协同办公自动化的五大好处: 

一、从工作效率方面来看 
工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知;一份审批需要历经4天通过5关审核;领导一出差业务就搁置等等情况一再出现,说明是时候上一套OA系统了。协同OA提供一个整合的工作平台,可以打破时间和空间的限制,实现随时随地的办公,大大提高工作效率 

二、从信息流方面来看 
信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源,其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在,往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台,不仅能节省企业运营成本;提高信息资源流转效率,而且最大限度的发挥了信息流的应用价值,提供最好的决策支持和企业数据资料库 

三、从工作流方面来看 
工作流是企业不可或缺的业务范畴,包括订单、报价处理、采购处理合同审核客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,不仅工作效率低下,而且无法实现报表统计分析等功能。协同OA最重要的组成部分工作流,使用者只需在电脑上填写有关表单,系统就会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了工作流效率和效益。 

四、从协同办公方面来看 
一方面,集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台;另一方面随着信息化的不断推进,各种信息化管理系统的陆续引进需要协同OA的更好的整合应用协同OA,尤其是平台型OA,以其可移植、易扩展、易集成的优势,大大满足了企业信息化办公的协同需求。 

五、其它方面的好处 
办公系统提升企业管理的其它方面还包括:避免人为因素,实现了管理的规范、无私、科学;提供平等互动交流平台,增加团队协作沟通能力;形成健康、积极的文化氛围,增强组织的凝聚力;有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。 

无论是企业还是政府机关都会有大量的文案需要处理复杂的工作流程需要安排决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定拥有一套智能化信息化的OA办公系统,对企业员工、企业决策者、政府职员、政府领导来说工作效率上的提高是显而易见的。OA办公系统还使得不同地理位置之间的不同单位、部门之间、分公司之间、连锁店之间进行协同办公成为可能。 

今天的中国中小企业信息化,政府部门信息化都忙得如火如荼,一套优秀的OA办公系统将是企事业单位迈进信息化时代的基石。一套优秀的OA办公系统将会加快中小企业信息的步伐。

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