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在项目管理中使用里程碑

项目的定义特征之一是它持续固定的时间。从几周到几年不等,在某些情况下,对于大型建筑项目或公共工程而言,可能需要数十年。

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为了跟踪进展情况并确保按照时间表完成关键的交付成果,项目经理使用里程碑。

项目里程碑是持续时间为零的任务,表示项目已取得成就。它们被用作显示前进和进步并向人们展示正在发生的事情的一种方式,即使他们对到达目标所涉及的任务不了解也是如此。在这方面,它们对于与利益相关者沟通和设定期望非常有用。

何时使用项目里程碑

项目管理中的里程碑用于标记:

  • 重要工作阶段的开始
  • 重要工作阶段的结束
  • 截止期限
  • 当做出重要决定时
  • 需要明确指出的其他固定时间点

在计划中放置里程碑的频率

培训课程可能建议您每月大约一次将里程碑放入计划中。这很好并且是一个很好的经验法则,但是您需要使用专业判断。几个月中可能会有很多活动,重要的会议被标记为里程碑,正在做出决定,一个阶段的结束和另一阶段的开始

在其他月份中,您可能会专注于执行,几乎没有什么可以留下一个里程碑。

出于报告目的,在每个报告周期中创建至少一个里程碑的原因很有用。

甘特图上如何表示里程碑

里程碑是甘特图的组成部分之一,在图表上以菱形显示。它们没有显示为正常任务,因为它们的持续时间为零:换句话说,它们不会占用任何时间。为了在甘特图上进行计划,它们只是发生了。

如果您没有使用甘特图,则仍然可以使用里程碑。这是甘特图的5种替代方案:您仍可以使用这些里程碑将里程碑纳入计划。

如果您想保持个人有条理,并且您的项目管理软件没有完全集成到日历中,则可以将关键日期复制并粘贴到日记中。根据您的工作方式,这可以使您想起即将发生的事情。

如何命名里程碑

里程碑应该在项目进度表上有清晰的描述,但没有一个暗示着这是一项任务。因此,不应将其称为“获得进入第二阶段的协议”,而应称为“第二阶段开始”。如果您想反映出达成第二阶段协议的努力,请在里程碑之前添加一个任务以涵盖该任务。

里程碑应描述它们所代表的时间点,如下所示:

  • 测试阶段完成
  • PID批准
  • 签订合同

为了便于参考,许多项目经理选择对里程碑进行编号。如果使用工作分解结构,则可以使用其中的编号。否则,可以使用M1,M2等来弄清楚您要指的是什么。随着里程碑数量的增加,清晰的命名结构变得越来越重要,因此,请考虑一下,如果您的项目运行了几个月,您将如何去做。

如何签署里程碑

里程碑是项目进度表的一部分,因此,在将进度表作为基准时,应考虑已签署的里程碑。

如果需要更改里程碑的日期,则应使用标准的更改控制程序来对计划进行调整。与您与项目发起人聊天并让他们知道为什么需要更改日期一样简单,或者与制定新的建议时间表并将其带给计划委员会批准一样正式。

最好在需要使用里程碑计划之前就弄清楚它是什么,以便您不必浪费任何时间进行更改。

使用里程碑进行沟通

里程碑对于沟通和报告很有用,因为它们代表了计划中的最低控制点。换句话说,如果您执行了所有其他任务,您仍然可以看到正在发生的事情,并且仅使用里程碑就可以使项目继续进行。

您应该能够拉出里程碑并将其放在仪表板或项目报告中。他们应该足够详细地讲述项目的故事,以使您所要报告的人员满意,通常是您的项目发起人或其他执行小组,如指导小组(或项目委员会)。每个月或以您使用的报告频率,您可以显示已实现的里程碑。

根据里程碑进行报告非常简单,通常以表格形式进行。您列出里程碑说明,到期日期,然后列出新的预测日期。达到里程碑并可以将其标记为完成时,您也要添加该日期。希望它与预计的日期相同,但是项目并非总能那样做。

像这样的表可以很明显地看出已经完成的和未完成的。您将能够计划以下问题的答案:“我们为什么没有达到那个里程碑?” 在与赞助商会面或发送报告之前。

当您的项目计划很长并且有很多里程碑时,您会发现在每个报告周期中删除已完成的里程碑会更加容易。仅报告该月即将到来或已完成的里程碑:下个月摘下上个月已完成的任何事情,因此您不会通过告诉人们他们已经知道已经完成的工作来不断增加报告的篇幅。

里程碑是用于计划,计划和报告的非常有用的项目管理工具,并且易于使用。将一些内容放入下一个项目计划中,进行跟踪,您将发现自己知道哪种频率最适合您。

与项目管理中的所有内容一样,可以灵活地使用它们来交付所需的结果,并使用这些提示和准则来指导您自己的决策。

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