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项目范围文档中的内容

当您启动一项新计划时,项目范围文档对于您整个团队都是至关重要的信息。它定义了要交付给客户的最终产品,何时必须交付以及以什么成本交付。

本质上,该文档定义了工作的边界,以便每个团队成员和客户都了解项目的含义。同样重要的是,他们明白它意味着。

好处

与团队的每个成员和项目的客户共享的项目范围声明是项目管理的组成部分其优势包括:

  • 各方对项目的预期功能,质量和时间安排有共同的理解
  • 与项目中其他利益相关者沟通以获得他们的支持和参与的一种手段
  • 一种工具,可将团队的工作重点放在满足客户需求所需的工作上

而且,如果建议的更改超出了原始范围的范围,则该声明将成为估算和提出修改建议的基础。如果所有利益相关者都接受了更改,则可以修改范围声明。 

入门

项目经理需要寻求团队成员,客户,输入执行赞助商和其他主要利益相关方的理解和描述从项目主动要求输出。这通常称为可交付成果。

可交付成果的描述必须包括项目的成本或可接受的成本范围。它还定义了要包括的关键功能以及交付的时间范围。

一旦客户,项目经理,项目团队和执行发起人达成协议,对项目声明的任何更改都必须使用经过仔细控制和记录在案的更改过程。 

级联影响

一旦范围声明或文件获得同意,团队的每个部分都将其用作自己对工作,时间和成本进行估算的基础。范围说明越精确,工作团队就越有可能得出准确的估算和资源需求。 

排除可能很重要

项目范围文档列出交付品中要排除的特定项目并不少见。例如,承包商建造房屋的范围文件可能会规定环境许可证应由房主获得,而不是承包商建造房屋的责任。

有什么问题吗?

缺乏清晰度是造成项目压力和失败的常见原因。范围文件含糊不清或含糊不清,使许多问题有待辩论和不知情的判断。这些都会影响项目的功能,质量,时间和成本。 

要避免的另一个陷阱是“范围蠕变”。如果范围声明含糊不清,则客户倾向于提出超出原始计划意图或范围的要求。 

调整范围

尽管频繁的范围更改会延迟项目的完成并可能增加可观的成本,但有时这是必要且合理的。项目经理依靠“变更管理”过程来识别请求的变更,修改所有相应的时间,成本和工作量估计,并针对变更确定新的风险重新评估项目。

通常只有在对情况进行充分分析后,项目经理和执行发起人才最终决定更改范围。变更记录在决策日志中,然后传达给更大的项目团队。 

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