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在项目管理中获得行政领导支持

项目经理的工作很艰辛。根据角色的性质,他们承担着组成有效团队以追求新计划并取得成功的责任。因为项目可以涵盖公司中完成的所有工作,所以每个项目都是一次新的冒险。

促进项目成功的最重要因素之一是有效,敬业的执行发起人。尽管项目经理可能知道执行发起人在帮助项目成功方面做出了很多努力,但许多执行官却不了解他们如何提供帮助或做什么。

执行发起人职责

执行发起人对于项目的成功至关重要。项目失败的原因有很多,但是组织中缺乏支持不应该是其中之一。执行发起人应:

  • 承担项目结果的执行层责任
  • 对项目进行特许并授予项目经理和核心团队成员权限
  • 支持项目团队对资源和可见性的追求
  • 确保存在并支持有效的团队价值观,包括问责制和透明度
  • 面对异常困难,为团队提供支持
  • 保卫项目团队免受组织干预
  • 保持参与并保持兴趣
  • 如果计划失败,则与项目经理和团队成员一样承担责任

执行发起人在场

在没有支持性的执行发起人的情况下,上述所有责任都由已经负担过重的项目经理承担,他们通常缺乏与其他可能抵制该项目的经理或执行人员的影响力。

缺乏有效的赞助商会增加项目问题的风险,包括但不限于失败,绩效欠佳,成本和质量目标增加以及团队动荡可能增加。

简而言之,有效的执行发起人的存在对他们发起的项目产生了积极的影响。考虑到该角色的重要性,可以合理地假设大多数组织都认真对待与执行发起人的合作。

角色的组织处理

可以合理预期大多数公司将在成熟的项目管理实践时代围绕执行发起人的角色展示成熟的实践,但情况恰恰相反。

  • 许多公司没有关于高管人员赞助的正式做法
  • 很少有公司对保荐人的角色和职责进行过正规的培训或标准化的描述
  • 稀有的是为其执行发起人提供培训的公司
  • 关于发起人对项目成功的责任的共识很少
  • 大多数项目经理对赞助商缺乏支持表示沮丧

根据项目管理协会(Project Management Institute)2018年的调查,在接受调查的组织中,有38%没有积极的项目主管赞助商。

尽管行政人员赞助实践的当前状态可能会留下改进的空间,但项目经理别无选择,只能继续推进自己的计划。但是,项目经理可以采取一些步骤来招募急需的行政支持。

获得行政支持的步骤

  1. 招募赞助商。如果您的项目对公司具有战略意义,无论是直接对客户还是对公司而言,都可以通过开展更有效的内部活动来为客户提供支持,那么您应该招募赞助商。直接与您的上级经理或项目管理办公室负责人合作,以增强项目的重要性并寻求帮助。强调赞助商的角色和责任,并指出与项目成功与有效赞助相关的行业研究。
  2. 培训您的赞助商。强调赞助商的作用是战略性,而非战术性或a头。大多数管理人员在没有经过正式培训甚至没有职责背景的情况下就成为赞助商的角色。虽然您在培训高管方面扮演的角色有些尴尬,但其中大多数人都会欣赏您的背景和指导。在加入高管发起人时,应首先关注问责制,价值观强化和团队保护等问题。
  3. 积极参与并吸引您的赞助商。最好的项目经理和执行发起人之间的关系是高度互动的。对于双方而言,建立清晰的通信协议以更新项目活动以及标记和响应紧急情况非常重要。项目经理应鼓励执行发起人不时参加状态或团队会议,以表现出真正的兴趣,并为组织的成功担任组织的积极啦啦队长。
  4. 向赞助商寻求指导支持。拥有比您更多的经验的人总是有帮助的,您可以观察并为您的表现提供建设性和积极的反馈以及指导。
  5. 认真利用赞助商处理重大问题。注意不要在战术问题上过多吸引您的赞助商。赞助商的最佳用途是帮助确保资源,作为项目团队在更广泛的管理团队中的代言人,并帮助您增强团队的基本价值观。

最终音高

执行发起人的角色是成功实现项目计划的重要难题之一。成功的项目经理了解此角色的重要性,并努力在适当的级别和强度获得行政支持。

如果保荐人缺席或含糊不清,请自己招募和/或培训您的行政保荐人,以支持您,您的团队和公司取得成功。 

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