织蝶云 织蝶云 织蝶云

如何成功管理您的第一个项目

您刚刚被负责一个重要的新项目。显然,您的老板提供了这个机会,作为对您的技能的信任之票。当您兴奋不已时,这是您第一次负责整个项目。

首次入门具有挑战性。但是,有一些方法可以帮助您弄湿自己的脚。项目管理已演变为具有定义的阶段和步骤的过程,以指导那些刚接触项目管理的人员走向成功的项目。

可以利用项目管理软件进行来管理,织蝶云项目管理软件可以实现从零到一的突破。

项目流程的5个阶段:

  1. 启动:在确定需要更改时启动项目
  2. 计划:计划项目的工作
  3. 执行:执行工作
  4. 管理和控制:您在项目执行期间所做的所有工作,以监控进度
  5. 结束语:完成并交付项目并休会 

对于每个项目,这些步骤都是相同的。请记住,您是项目经理,而不是前线主管。您的工作是管理项目,而不是人员。

新手项目的基本步骤:

在启动阶段,将创建项目并草拟章程,以授权您成为项目经理并建立报告链。在计划阶段,您可以:

定义范围 

任何项目的第一步也是最重要的一步是定义项目范围。您应该完成或创造什么?项目目标是什么?同样重要的是定义项目范围中未包括的内容。如果上司没有提供足够的定义,请自己澄清范围,然后将其发送回楼上进行确认。

尽管此示例与业务主题略有不同,但我们所有人都可以与婚礼招待相关。在计划婚礼招待会时,您可能需要考虑的范围:为100位宾客准备一个婚礼招待会,包括晚餐,露天酒吧,婚宴蛋糕和现场乐队跳舞,在指定日期跳舞,费用不超过20,000美元。 

确定可用资源

您将有哪些人员,设备和金钱来实现项目目标?作为项目经理,您通常不会直接控制这些资源,而必须通过矩阵管理来管理它们。 

矩阵管理是指使用公司内部的设置层次结构来完成您需要完成的工作。如果Joe为您的项目以及部门工作,则必须听取两位老板的意见。作为项目经理,请尝试与您借用的设备的人员或所有者的主管保持联系,以便您解决冲突。

了解时间表

该项目什么时候必须完成?在制定项目计划时,您可能会在项目期间的时间使用方式上有一定的灵活性,但是期限通常是固定的,例如在婚宴上。如果您决定使用加班时间来满足时间表,则必须权衡预算的限制。

细化工作

完成项目必须创建哪些主要零件或组件?例如,一个婚宴的需求很高:接待大厅,食物,饮料,蛋糕,客人和娱乐场所。当然,每个较大的项目都可以分解为许多其他项目。那是下一步。 

在上面的结婚宴会示例中,您可能有一个团队或负责不同组件的人。与您的团队成员一起阐明实现每个主要项目所需的细节。

食品负责人必须了解各种选择,成本限制,并做出有助于实现范围的选择。 在每个较大的步骤中列出较小的步骤。您在详细步骤中走了多少级取决于项目的大小和复杂性。

制定初步计划

将所有步骤组合成一个计划。做到这一点的一种好方法是使用一个优先级表,该优先级表标识哪些项必须在其他项之前。正式的项目管理实践要求开发所谓的网络图并确定关键路径。尽管这可能超出您的需求或知识水平,但核心问题是按正确的顺序对活动进行排序,然后将资源分配给活动。

要问的问题包括:首先发生什么?你下一步怎么做?使用不同的资源可以同时执行哪些步骤?谁来做每一步?这需要多长时间?有许多优秀的软件包可以为您自动执行许多此类详细信息。询问处于相似位置的其他人使用了什么。

创建基准计划

从您的团队和任何其他利益相关者那里获得有关您的初步计划的反馈。调整时间表和工作时间表,以使项目适应可用时间。对初步计划进行必要的调整以生成基线计划。

要求项目调整

几乎没有足够的时间,金钱或才能分配给项目。您的工作是尽力利用有限的资源。但是,对项目施加的限制常常是不现实的。您需要提出理由并将其提交给老板,并要求更改这些不切实际的限制。在项目开始时要求更改。不要等到遇到麻烦要求您进行更改时再进行操作。

当您开始获取资源并购买必要的材料时,您就处于执行阶段。在此阶段,您还将:

组建项目团队

将您团队中的人员聚集在一起,并开始对话。他们是技术专家。这就是为什么他们的职能主管将他们分配给该项目。您的工作是管理团队。

制定计划

制定计划很重要,但是可以更改计划。您有每天早上开车上班的计划。如果一个交叉路口因事故而被挡住,您可以更改计划并采取另一种方式。对您的项目计划执行相同的操作。根据需要更改它们,但始终牢记范围和资源。

随着计划的展开和工作的完成,您将进入监视和控制阶段。在此阶段,您将控制成本,资源和质量以及:

监控团队的进度

在项目开始时,您几乎不会取得什么进展,但是从此开始监视每个人在做什么。这将使在问题变成问题之前更容易发现问题。

记录一切

保留记录。每次更改基准计划时,请写下更改的内容以及更改的必要性。每次将新需求添加到项目中时,都要记下需求的来源以及由于该需求而调整时间表或预算的方式。您无法记住所有内容,因此将它们写下来,就可以在项目结束时进行查看并向他们学习。

保持所有人知情

始终让所有项目涉众了解进度。当您完成每个里程碑时,让他们知道您的成功,并且在问题出现时立即通知他们。

此外,还应使您的团队了解情况。如果正在考虑更改,请尽早告知团队有关更改的信息。确保团队中的每个人都知道其他人在做什么。

按照步骤

您不必是正式的项目经理即可领导项目计划。但是,您应该应用项目管理的工具,逻辑和步骤来阐明目标,详细说明工作并组建团队以在管理所有项目时执行。

让协作、管理简单有效

专注企业应用的研发与服务,提供专业解决方案和技术开发